T08001 Assistant Administratif et Comptable à la Desj - Pôle Gestion Budgétaire Projets... H/F - Conseils départementaux

- Secrétariat de la direction en binôme
- Instruction des dossiers de demande de bourses d'enseignement secondaire « frais de cantine »
- Instruction des dossiers de demande de subvention au titre des séjours éducatifs des collégiens
- Instruction des dossiers de demande de bourse Cap'Jeunes avec deux autres personnes,
- Instruction des dossiers de demande de subvention au titre du Fonds associatif cantonal en binôme
- Archivage de la direction en binôme

Principales :

* Secrétariat de la direction : courriers (vaguemestre), parapheurs papier, pool véhicules, gestion et commandes fournitures (direction des bâtiments), tenue du registre de sécurité en binôme avec un autre agent

* Instruction des demandes de bourse d'enseignement secondaire : réception des dossiers via AIDEN, vérification de la complétude des dossiers, demande de pièces complémentaires, lien avec les familles et les collèges pour la vérification des données, édition des décisions d'attribution et de rejet, liquidation et pré-mandatement

* Gestion administrative et financière des dossiers de demande de subvention pour les séjours éducatifs des collégiens en collaboration avec Cap'Aisne, la Ligue de l'Enseignement, Education Jeunesse Aisne, le CPIE de Merlieux, les Francas de l'Aisne et les établissements.

* Gestion administrative et financière des dossiers de demande de bourse Cap'Jeunes en collaboration avec deux autres agents.
* Gestion administrative et financière des dossiers de demande de subvention « Fonds associatif cantonal » en binôme

Spécifiques :

* Gestion des contentieux issus des décisions de bourse : réponse aux recours gracieux

* Réalisation de permanences téléphoniques pour le standard des bourses et l'accueil des familles

* Archivage des dossiers de la DESJ en binôme

SAVOIRS
Connaître le rôle des différentes institutions en matière d'enseignement
Connaître les règles de comptabilité publique
Savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel)
Savoir utiliser les logiciels informatiques :
ASTRE Gestion des Subventions, Gestion Financière
AIDEN
SPL Xdém'act
Kdélib
Word, Excel

SAVOIRS-FAIRE
Aptitude au travail en équipe
Savoir expliquer simplement les fondements réglementaires motivant une décision
Exécuter les tâches confiées dans des délais impartis, maîtriser sa fiche de tâches et être capable de classer pour retrouver rapidement une information
Rédiger des courriers, comptes-rendus et documents de synthèse
Analyser la situation des demandeurs au regard du règlement départemental, proposer une réponse adaptée et motiver les actes pris

SAVOIR ETRE (qualités)
Instaurer un climat de dialogue courtois avec ses interlocuteurs
Identifier la demande de ses interlocuteurs, indiquer les démarches à suivre et les documents à fournir
Savoir expliquer simplement les fondements règlementaires motivant une décision
Gérer des situations pré-conflictuelles en instaurant un climat d'écoute
Avoir le sens du travail d'équipe et du service public
Discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies auprès des familles et des collègues
Respect des règles et consignes

• Gestion des contentieux
• Travail en équipe
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Gestion des ressources financières
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique