A201 - Secretaire de Plateforme - Sdis de Aisne H/F - 02

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du service.

Conditions d'exercice :
Travail en bureau
Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service public
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres

Moyen technique :
Moyens bureautiques, téléphone, reprographie...

Relations fonctionnelles :
Internes : ensemble des services
Externes : public, autres organismes

Conseiller les usagers et agents sur les procédures

Diffuser des informations

Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité

Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

Recevoir et orienter les demandes

Rédiger des notes synthétiques

Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Diffuser des informations

Photocopier et assembler des documents

Préparer les dossiers pour les instances

Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers

Rechercher des informations, notamment réglementaires

Synthétiser et présenter des informations

Trier, classer et archiver des documents

Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc)

Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous

Renseigner les tableaux de suivi des activités du service

Utiliser des logiciels et des progiciels

Enregistrer ou saisir des données informatiques

Gérer et actualiser une base d'informations

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

Rechercher des informations, notamment réglementaires

Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Rédiger des documents administratifs

Saisir des documents de formes et de contenus divers

Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Vérifier la validité des informations traitées